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5 consejos para trabajar con éxito de forma remota a largo plazo

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Han pasado aproximadamente dos años desde que los equipos se vieron obligados, casi de la noche a la mañana, a pasar a trabajar de forma remota. Si bien a muchas empresas les preocupaba que las cosas se derrumbaran, la mayoría descubrió que el negocio continuaba sin problemas. Y que en realidad hubo beneficios, incluido el ahorro de dinero, el aumento de la productividad y la mejora de la calidad de vida de los empleados. Como resultado, dado que el final de la pandemia parece estar a la vista, los líderes están comenzando a contemplar si volver o no a trabajar en persona.

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No es sorprendente que muchas empresas, incluido mi propio trabajo, opten por hacer un cambio a al menos una cierta cantidad de trabajo remoto a largo plazo. Mark Lobosco de LinkedIn señala que, “[a]hora que las empresas han creado el marco, y experimentado los ahorros de costos y tiempo asociados con él, no hay una razón real para dar marcha atrás”.

Suresh Kumar de Walmart apoya este sentimiento al reconocer que su equipo no solo ha sobrellevado la situación, sino que “realmente ha prosperado”. Kumar dice que ahora están “más enfocados en las cosas que tienen el mayor impacto para [sus] clientes, asociados y el negocio”. Trabajar de forma remota ha dado lugar a “un gran impulso [que] necesitan para descubrir cómo llevar adelante”.

A medida que el trabajo remoto se convierte en un cambio que no es un cambio reaccionario a corto plazo, sino un cambio estratégico a largo plazo, los líderes deben concentrarse. Deben asegurarse de que sus equipos aprovechen al máximo y que cuenten con todas las herramientas y sistemas adecuados para tener éxito.

Para ayudar a los líderes a hacer eso, aquí hay cinco consejos para ayudar a que su equipo sea más exitoso mientras trabaja de forma remota.

Centrarse en la comunicación

En un estudio de 2020 que analizó el estado del trabajo remoto, el mayor desafío informado por los empleados fueron las dificultades con la comunicación y la colaboración. En este punto, la mayoría de los equipos tienen algunas rutinas y sistemas de comunicación establecidos. Sin embargo, es un área que los líderes deben evaluar, ajustar y mejorar periódicamente.

Al mejorar los sistemas de comunicación, es útil tener en cuenta que con muchos canales de comunicación diferentes disponibles, puede ser difícil saber qué canal usar y cuándo. Por ejemplo, cuándo deben los empleados usar la mensajería instantánea, el correo electrónico, los tableros de proyectos o los chats de video.

Proporcionar expectativas claras de cuándo se debe usar cada canal puede ayudar a evitar tanto la falta de comunicación como la comunicación duplicada. Además, ayuda a que todos se sientan más cómodos y seguros cuando se conectan con los miembros del equipo.

Finalmente, al considerar la comunicación, asegúrese de permitir controles regulares con los miembros del equipo y de crear un espacio para controles informales. Esto es algo que a menudo se pierde cuando los equipos trabajan desde casa. Los registros pueden ayudar a mejorar las relaciones y pueden garantizar que todos los miembros del equipo estén en la misma página.

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Tenga cuidado con la programación

En ese mismo estudio mencionado anteriormente, los empleados informaron que la oportunidad de un horario flexible es el mayor beneficio de trabajar de forma remota. Pero, si bien la programación flexible ofrece muchos aspectos positivos para los empleados y los equipos, también puede dificultar la conexión de los miembros del equipo.

Los líderes deben ser conscientes de esta tensión y pensar en formas de abordar este problema. Hay una variedad de opciones que incluyen programar bloques de tiempo cada día cuando todos los miembros del equipo están disponibles, hacer que los miembros del equipo establezcan siempre su estado como ausente o activo o hacer que los empleados programen su horario y lo pongan a disposición de todo el equipo.

No existe una forma correcta de hacerlo y depende en gran medida de las necesidades de cada equipo. Los líderes deben abordar de manera proactiva la programación para asegurarse de que no se convierta en un punto de tensión o frustración.

Asegúrese de que todos los miembros del equipo comprendan su función

Cuando se trabaja de forma remota, es más fácil que las tareas se pierdan o que los empleados se concentren en las cosas equivocadas. Los gerentes pueden evitar esto trabajando para asegurarse de que todos los roles estén claramente definidos. Algunos consejos para asegurarse de que esto se convierta en una segunda naturaleza incluyen:

  • Terminar siempre las reuniones o los correos electrónicos con elementos de acción específicos asignados a un miembro del equipo

  • Definir y asignar claramente cualquier nueva tarea o proyecto

  • Tenga controles regulares con todos los miembros del equipo que incluyan una lista clara de tareas y actualizaciones sobre proyectos en curso

  • Utilice un tablero de proyectos o una herramienta de gestión de proyectos donde se asignen y realicen un seguimiento de los proyectos.

Priorizar datos

A pesar de los mejores esfuerzos de buena comunicación y verificación, la realidad para muchos líderes es que simplemente no tienen las mismas oportunidades para evaluar el trabajo continuo de su equipo cuando trabajan de forma remota. Trabajar en persona significa colaboración regular, controles informales, la oportunidad de ver y responder al lenguaje corporal y una responsabilidad más natural.

Para compensar esto, los gerentes deben priorizar los datos y la documentación. Esto sirve como una forma de realizar un seguimiento del progreso, evaluar la productividad y garantizar que los equipos utilicen su tiempo y recursos de la manera más eficaz posible.

Heather Wilson de TaxJar, una empresa de 160 empleados que son completamente remotos, advierte que “una buena regla general a tener en cuenta para trabajar de forma remota: si no está documentado, no sucedió”.

Encuentre formas de permitir que todos los miembros del equipo se conecten

Un consejo final para los líderes es encontrar formas de asegurarse de que su equipo esté conectado. Uno de los mayores riesgos de trabajar de forma remota es que los empleados se sientan aislados y solos. Los líderes deben trabajar para combatir esto creando oportunidades para que todos los miembros del equipo se conecten y construyan relaciones personales.

Debe haber oportunidades para que equipos completos se reúnan, celebren el trabajo de los compañeros de equipo y compartan intereses fuera del trabajo. John Furneaus , el CEO de Hive, comparte algunas de las formas en que su equipo ha encontrado formas de conectarse con éxito: “[l]as claves más importantes para el trabajo remoto en una startup han sido las reuniones semanales. En Hive, todos usamos Zoom una vez a la semana para conversar y saludar al equipo”.

La realidad para muchas empresas es que trabajar de forma remota llegó para quedarse. Y, si bien eso conlleva una serie de beneficios, también presenta algunos desafíos para los líderes. En lugar de simplemente caer en los hábitos que surgieron de un cambio repentino al trabajo remoto, los líderes deben tomarse el tiempo para asegurarse de que sus equipos aprovechen al máximo el trabajo remoto. Estos cinco consejos serán un buen comienzo para guiarlo a través de este proceso.

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